La facture pro forma doit obligatoirement être jointe à votre expédition dans le cadre d'une expédition partant de l'Union Européenne vers un pays en dehors de l'Union Européenne d'une marchandise non destinée à la vente (cadeaux, échantillons…).

C’est un document purement informatif n’ayant aucune valeur comptable ou légale. Il doit être rédigé en anglais (et français si possible) et doit contenir tous les détails de la transaction :

• nom, adresse du vendeur ;
• nom, adresse de l’acheteur ;
• date de la facture (date de l'envoi) ;
• liste et description des marchandises ;
• quantité des marchandises ;
• valeur unitaire des marchandises exportées ;
• valeur totale des marchandises exportées ;
• moyen de transport et conditions de livraison conformément à l’Incoterm applicable.

La mention “Pro forma” doit clairement apparaître.

Elle doit être jointe en 2 exemplaires à votre expédition.